Power BI voor de kinderopvang

Je kindplanningssysteem (en/of personeelsplanningssysteem) bevat al jouw gegevens die je nodig hebt om kinderen en personeel te plannen en ouders/gemeenten te factureren. Met al die gegevens bezit je een waardevolle bron voor je bedrijfsvoering. Waar liggen de kansen? Waar zitten de bedreigingen? Welke omzet kan ik verwachten op basis van al die gegevens? Zeer terechte vragen maar elk systeem heeft zijn beperkingen in het beantwoorden van de vragen. Want hoe krijg je die informatie uit het systeem die je nodig hebt?

In de eerste plaats moet je de beschikking krijgen over de benodigde gegevens. Je kan wel excel-exporten maken en aan elkaar ‘plakken’ maar elke keer moet je handmatig deze stappen uitvoeren of bij elkaar sprokkelen. Zowel Flexkids/KidsKonnect als KidsVision bijvoorbeeld bieden jou de mogelijkheid om de data op structurele basis te verkrijgen. Dat kunnen exportbestanden zijn die periodiek worden ververst of toegang tot API’s (oData) waarmee je gegevens kan opvragen uit het systeem.

Maar dan ben je er nog niet want hoe richt je een systeem in zodat je met deze gegevens aan de slag kunt? Hiervoor richt je een datawarehouse in. Dan wel als gegevensstroom in Power BI of met behulp van tools zoals Azure Data Factory en Azure SQL Server. Zodra je het datawarehouse hebt ingericht kan je met de gegevens aan de slag. Of met Excel Power Query of met Power BI (er zijn ook andere tools beschikbaar maar ik geef sterk de voorkeur aan de oplossingen van Microsoft. Maar ben je er dan?

Nee, helaas niet. Vaak moet je de gegevens aanpassen of aanvullen afhankelijk van het type planningssysteem en jouw inrichting. Als je wilt weten welke omzet je kan verwachten op basis van de gerealiseerde bezetting dan zal je dat voor bepaalde systemen zelf moeten berekenen.

Zo heb ik voor Flexkids/KidsKonnect de facturatiemethodieken ingebouwd in Power BI zodat dit aansluit op de manier waarop Flexkids/KidsKonnect dit uiteindelijk zal gaat factureren als de tijd daar is. Juist met inzet van Power BI kan je zonder handmatige acties toch een omzetprognose maken. Als je dat uitbreid met andere factoren kan je gaan ‘spelen’ met de cijfers. Bekijk het voorbeeld maar eens.

Maar er zijn zo veel meer mogelijkheden die je kan toevoegen: Landelijk register kinderopvang, DUO, CBS, etc.